Ką reikia padaryti prieš personalo atranką?

Norint, kad pradėjus personalo atranką nutiktų kaip įmanoma mažiau netikėtumų, galima jai kryptingai pasiruošti. Pasiruošimą personalo atrankos projektui galima suskirstyti į 6 dalis, kurios visos yra panašios svarbos ir vieną jų praleidus gali sugriūti visas personalo atrankos projektas:

1.Numatyti biudžetą personalo atrankai

Personalo atrankos projektas gali būti atliekamas tiek vidiniais resursais, t.y. personalo atranką gali atlikti įmonės vidinis personalo specialistas arba galima pasitelkti personalo atrankos įmonės pagalbą. Bet kuriuo atveju personalo atrankos projektas turi turėti savo biudžetą. Personalo atrankos kompanijos dažniausiai nurodo pilną personalo atrankos projekto biudžetą, kurį tiesiog galima įtraukti į išlaidas. Vykdant personalo atranką vidiniam HR specialistui, biudžetą turi nurodyti ir detalizuoti pats žmogiškųjų išteklių specialistas. Personalo atrankos specialistas turi numatyti personalo atrankai skiriamo savo laiko sąnaudas. Jis turi įvertinti ir kandidatų duomenų bazių išlaidas (jei bus perkama), viešųjų personalo atrankos kanalų kaštus, kandidatų testavimo išlaidas, išorės konsultantų išlaidas (dažnai, atrenkant ypač techninių žinių reikalaujančias pozicijas, gali prireikti technines žinias turinčių konsultantų pagalbos).

2.Numatyti reikalavimus ieškomai pozicijai

Iš pirmo žvilgsnio paprastai atrodantis reikalavimų numatymas kandidatui darbuotojų atrankoje dažnai tampa savotišku achilo kulnu. Problema slypi tame, kad kartais personalo atrankos specialistas ir samdantis vadovas skirtingai vertina personalo atrankos patvirtintus reikalavimus ir dėl to procesas nevyksta sklandžiai. Prieš pradedant personalo atranką, tiek personalo atrankos specialistas, tiek samdantis vadovas privalo suderinti tarpusavio sesiją ir suvienodinti lūkesčius kandidatams. Personalo atrankos specialisto uždavinys šiame etape – padėti samdančiam vadovui suprasti reikalavimų proporciją. Kada reikalavimai yra pertekliniai, o kada atvirkščiai – galima pridėti daugiau reikalavimų. Personalo atrankos specialistas turi daug žinių apie darbo rinką ir gali patarti, kai reikalavimai per siauri ir kandidatų tiesiog nepakaks bei, kai reikalavimai per platūs ir tampa nebeaišku, koks gi yra tas tinkamas kandidatas galutiniame personalo atrankos etape.

3.Nuspręsti, kas atliks personalo atranką

Šis sprendimas priklauso nuo buvusios patirties su personalo atrankos kompanijomis bei turimų vidinių resursų, t.y. specialistų, kurie turi sėkmingą patirtį ne plačioje HR srityje, o būtent personalo atrankos sferoje. Kiekvienas kelias, tiek vidiniais resursais paremta personalo atranka, tiek personalo atrankos įmonės paslaugų pirkimas, turi savų privalumų. Geriausia šioje situacija palyginti personalo atrankos kompanijos siūlomą personalo atrankų patirtį su vidinio specialisto patirtimi ir nuspręsti, kuri patirtis leis pasiekti geresnių rezultatų.

4.Nuspręsti, kas bus samdantis vadovas personalo atrankoje

Samdantis vadovas personalo atrankoje taria lemiamą žodį tinkamiausio kandidato pasirinkimo procese. Kartais pasirinkti samdantį vadovą yra paprasta – kai ieškomas tam tikro skyriaus specialistas, samdantis vadovas dažniausiai tiesiog yra to skyriaus vadovas. Kiek kebliau yra, kai ieškoma vadovo, kuris pavaldus valdybai ir, tokiu atveju, samdančių vadovų tokiame personalo atrankos procese gali būti ne vienas. Tokia situacija irgi galima, tačiau tokiam scenarijui jau labiausiai tinka valdybos balsavimas nebūtinai suteikiant visiems vienodą balso svorį. Tokiu atveju laikoma, kad personalo atranka turi ne samdantį vadovą, o samdančių vadovų komandą.

5.Numatyti, kiek bus personalo atrankos etapų

Prieš pradedant personalo atranką būtina numatyti, kiek ji turės etapų ir kokia bus kiekvieno etapo reikšmė. Svarbu, kad būtų numatyta tvarka, kuriuo personalo atrankos projekto metu kandidatai bus testuojami, kada bus pažintiniai pokalbiai, kada ir kokie bus techniniai pokalbiai (jei reikia), kada ir kas tikrins kandidatų rekomendacijas ir pan. Toks personalo atrankos planavimas etapais ne tik suteikia aiškumo personalo atrankos specialistui, tačiau ir suteikia ir pasitikėjimo jausmą personalo atrankoje dalyvaujantiems kandidatams. Jie tiksliai žino, kiek užtruks personalo atrankos procesas ir kaip jam reiktų pasiruošti.

6.Numatyti atlyginimo biudžetą ieškomai pozicijai

Atlyginimo biudžeto numatymas ir itin svarbus personalo atrankos etapas. Netinkamai numačius biudžetą galima arba nesulaukti tinkamų kandidatų, arba permokėti tinkamiems kandidatams. Atlyginimo biudžetą gali padėti numatyti personalo atrankos kompanijos. Įprastai jos kaupia atlyginimų statistiką ir gali pateikti ne tik plačios specializacijos pozicijų atlyginimo vidurį, pvz. pardavimų vadybininko, tačiau ir konkrečios pozicijos atlyginimą, pvz. mažmeninės prekybos komercijos direktoriaus ar .NET programuotojo. Tinkamai parinkus atlyginimo biudžetą, galima gauti iš darbo rinkos geriausius kandidatus su tinkama motyvacija tuo pačiu jiems nepermokant.